Reklamacje
POSTĘPOWANIE W SPRAWIE REKLAMACJI
Firma Pol-Met Kazimierz Kaszowski, będąca właścicielem marki Airtic Professional, głęboko wierzy, że każda zgłoszona reklamacja jest nie tylko wyzwaniem, ale także cenną okazją do ciągłego doskonalenia oferowanych produktów i usług. W duchu tej filozofii każda reklamacja jest traktowana jako możliwość dokładnego zidentyfikowania źródła problemu, jego całkowitego wyeliminowania oraz wdrożenia skutecznych działań zapobiegawczych, które zapewnią, że podobne sytuacje nie będą miały miejsca w przyszłości. Taki sposób podejścia nie tylko podkreśla zaangażowanie firmy w zapewnienie najwyższej jakości, ale również buduje zaufanie i lojalność klientów.
Poniżej przedstawione postępowanie opisuje standardowy proces obsługi reklamacji w firmie Pol-Met, którego celem jest zapewnienie sprawnego i profesjonalnego podejścia do każdego zgłoszonego problemu. Proces ten obejmuje nie tylko szybką i efektywną reakcję na zgłoszenie, ale również dogłębną analizę i ciągłe ulepszanie wewnętrznych procedur. W ten sposób firma Pol-Met Kazimierz Kaszowski dąży do minimalizowania ryzyka występowania problemów w przyszłości, gwarantując tym samym, że każdy klient otrzyma produkt lub usługę spełniającą najwyższe standardy jakości.
PROCEDURA POSTĘPOWANIA Z REKLAMACJAMI
Obowiązuje od 29/10/20218
- Reklamacje od kontrahentów przyjmowane są przez Dział Obsługi Klienta.
- Reklamacje jakościowe przyjmowane i rozpatrywane są na podstawie druku firmowego lub na podstawie druku złożonego przez klienta jeżeli zawiera niezbędne informacje.
- Podmiot reklamacji musi zostać dostarczony do siedziby firmy lub przekazany przedstawicielowi firmy podczas odwiedzin czy dostawy towaru.
- Dostarczone przedmioty muszą zostać przekazane do działu Kontroli Jakości, która po przeanalizowaniu elementów wyda pisemną opinię.
- Opinia powinna zostać przekazana do Działu Obsługi, który przekaże opinię klientowi.
- Jeżeli powodem reklamacji jest źle zamontowany element/mechanizm czy ich nieprawidłowe użytkowanie reklamacja nie zostanie uwzględniona.
- Jeżeli powodem reklamacji jest etap produkcji musi zostać on poprawiony, tak aby wyeliminować błędny oraz muszą zostać poprawione procedury kontrolne.
- Z przeprowadzonych badań nad reklamowanym elementem/mechanizmem należy sporządzić rapory – sporządza go osoba z działu kontroli jakości.
- Za wyeliminowanie błędu z procesu produkcyjnego odpowiedzialny jest kierownik produkcji z osobą z działu kontroli jakości lub kierownik produkcji z osobą odpowiedzialną za produkcję na określonym etapie.
- W przypadku uwzględnienia reklamacji klient powinien otrzymać nowy detal/mechanizm bez wad.
- Reklamacje ilościowe przyjmowane i rozpatrywane są na podstawie druku firmowego lub na podstawie drugu założonego przez klienta jeżeli zawiera niezbędne informacje.
- Przeanalizowaniu musi zostać cały proces od przyjęcia zamówienia przez druki wewnętrzne (między przyjmującym a pakującym zamówienie), sprawdzenie wagi wysłanej paczki, monitoring, do momentu dostarczenia towaru do zamawiającego.
- Za przeanalizowanie całego procesu z pkt. 12 odpowiedzialna jest osoba z działu sprzedaży.
- Jeżeli nieprawidłowa ilość wynika z błędu klienta (np. źle złożone zamówienie) to asortyment musi zostać uzupełniony na koszt zamawiającego.
- Jeżeli nieprawidłowa ilość wynika z błędu zakładu, asortyment musi zostać uzupełniony na koszt zakładu, natomiast przyczyna z powodu której został źle dostarczony towar, musi zostać usunięta/zminimalizowana, aby się nie powtarzała.
- Z przeprowadzonej analizy całego procesu reklamacji zamówienia, pkt. 12, należy sporządzić raport, z jakiego powodu powstały braki ilościowe. Za sporządzenie raportu odpowiedzialna jest osoba z działu sprzedaży.
- Za usunięcia błędów odpowiedzialna jest osoba z działu sprzedaży i kierownik produkcji lub osoba z działu sprzedaży i osoba nadzorująca proces pakowania, lub osoba nadzorująca proces pakowania i kierownik produkcji.
- Wszystkie reklamacje muszą być dogłębnie przeanalizowane po to, aby zminimalizować ich przyczyny.
- Z każdej reklamacji musi zostać sporządzony raport zawierający przyczyny oraz rozwiązanie tych przyczyn, z których powstał powód do reklamacji.
- Wyeliminowane błędy muszą zostać po pewnym okresie zweryfikowanie po to, aby ocenić i określić ich prawidłowość oraz aby wprowadzić ewentualne zmiany poprawiające poszczególne procesy.
BIURO OBSŁUGI KLIENTA
do zgłoszenia reklamacji naszego produktu, proszę przygotować datę nabycia produktu, zdjęcie uszkodzonego produktu oraz ewentualny NIP firmy